Vilka vi är
Storeassist (storeassist.io) tillhandahålls av [Bolagsnamn AB], organisationsnummer [Org.nr], [Adress]. Frågor om personuppgifter mejlar du till [kontakt@storeassist.io].
Storeassist är en app för Shopify-butiker. Den skapar fakturor och bokföring i Fortnox eller Visma eEkonomi och sköter inköp, lager, B2B-butiker och kundklubb. Den finns i Shopify, som webbapp på app.storeassist.io och som mobilapp.
Våra två roller
För uppgifter om dina kunder, B2B-köpare och leverantörer är du som handlare personuppgiftsansvarig och vi ditt personuppgiftsbiträde. Vi behandlar dem bara enligt dina instruktioner, och vårt personuppgiftsbiträdesavtal gäller.
För användarkonton, inloggning och säkerhet, och för vår kontakt med dig som kund, är vi personuppgiftsansvariga.
Uppgifter om dina kunder
Storeassist läser det mesta direkt från Shopify när du behöver det och sparar bara det som krävs för funktionen. Det här kan behandlas om dina kunder:
- Kontaktuppgifter: namn, e-post, telefon, faktura- och leveransadress, företagsnamn och organisationsnummer.
- Ordrar: produkter, belopp, rabatter, betalningar, returer och återbetalningar.
- Fakturering: det vi skickar till och får tillbaka från Fortnox eller Visma eEkonomi, samt kopplingen mellan Shopify-kunden och kundnumret i bokföringen.
- Kundklubb: kund-id, medlemsnummer, poäng, total köpsumma, födelsedag om kunden lämnat den, samtycke till utskick och poänghistorik.
- B2B-köpare: företag, köparens namn och e-post, leveransadresser med kontaktperson, ordrar, och hashade inloggningskoder och sessioner.
- Leverantörer: kontaktpersonens namn, e-post och telefon, anteckningar, och svar och uppladdade filer via leverantörsportalen.
Uppgifterna kommer från Shopify, från dig och din personal, och från B2B-köpare och leverantörer som använder sina portaler.
Uppgifter om dig och din personal
- Konto: e-post, namn, språk, lösenordshash (argon2id), krypterad nyckel för tvåstegsverifiering, hashade återställningskoder och roll i varje butik.
- Inloggningar: hashade sessionsnycklar, enhetens namn, plattform och appversion, hashat enhets-id samt tidpunkter.
- När appen öppnas i Shopify: Shopifys sessionsuppgifter, som kan innehålla personalens namn och e-post.
- Spårbarhet: namnet på den som utförde en åtgärd, till exempel en inventering, en poängjustering eller ett beslut om en B2B-order.
- Granskningslogg: vem som öppnade eller ändrade kunduppgifter och när, vilken post och vilka fält, IP-adressen förkortad till sitt nät och en hash av webbläsarens användaragent.
- Godkännanden: vilken version av villkoren och personuppgiftsbiträdesavtalet som godkändes, när och av vem.
Ändamål och rättslig grund
När vi är personuppgiftsbiträde är det du som bestämmer ändamålen och den rättsliga grunden. Vi behandlar uppgifterna för att leverera funktionerna du använder: fakturering och bokföring, B2B-butiker, kundklubb, inköp, lager, etiketter och rapporter.
Där vi är personuppgiftsansvariga gäller följande enligt dataskyddsförordningen (GDPR):
| Ändamål | Uppgifter | Rättslig grund |
|---|---|---|
| Ge dig och din personal konton och inloggning | Konto- och inloggningsuppgifter | Avtal med dig (artikel 6.1 b). För din personal: vårt och ditt berättigade intresse av säker åtkomst (artikel 6.1 f). |
| Skicka inloggningskoder, lösenordslänkar, inbjudningar och aviseringar om nya enheter | E-post, namn, språk | Avtal (artikel 6.1 b) och berättigat intresse (artikel 6.1 f). |
| Skydda tjänsten, upptäcka missbruk och utreda incidenter | Granskningslogg, inloggningar, hashade nycklar för begränsning av antal försök | Rättslig förpliktelse att skydda uppgifterna (artikel 6.1 c och 32) och berättigat intresse (artikel 6.1 f). |
| Visa att villkor och personuppgiftsbiträdesavtal har godkänts | Version, tidpunkt, användare, IP-adress | Rättslig förpliktelse (artikel 5.2 och 28) och berättigat intresse (artikel 6.1 f). |
| Svara på supportärenden | Det du skriver till oss | Berättigat intresse (artikel 6.1 f). |
Hur länge vi sparar uppgifter
Shopify skickar shop/redact 48 timmar efter att du avinstallerat appen. Då raderar vi allt vi har om butiken. Vid själva avinstallationen raderar vi direkt sessioner, åtkomstnycklar och köade jobb och stänger av personalens åtkomst.
| Uppgifter | Hur länge | Så raderas de |
|---|---|---|
| Shopify-sessioner, inklusive namn och e-post för personal som öppnar appen i Shopify | Tills appen avinstalleras | Raderas direkt när Shopify meddelar avinstallationen. |
| Åtkomstnycklar till Fortnox och Visma eEkonomi | Tills du kopplar från eller avinstallerar | Raderas vid frånkoppling och direkt vid avinstallation. |
| Fakturaloggen: det vi skickat till och fått från bokföringen, med kundens namn, adress och e-post | Tills kunden eller butiken raderas | Raderas för kundens ordrar när Shopify skickar customers/redact och helt när Shopify skickar shop/redact. |
| Koppling mellan Shopify-kund och kundnummer i bokföringen | Tills kunden eller butiken raderas | Som fakturaloggen. |
| Kundklubbens medlemmar: kund-id, medlemsnummer, poäng, köpsumma, födelsedag, samtycke till utskick och poänghistorik | Tills kunden eller butiken raderas | Raderas när Shopify skickar customers/redact eller shop/redact. |
| B2B-företag, köpare, adresser och B2B-ordrar | Så länge butiken använder Storeassist | Raderas vid shop/redact. Du kan spärra företag och köpare själv; radering av en enskild köpare gör vi på begäran inom 30 dagar. |
| B2B-köpares inloggningskoder och sessioner | Koder gäller i 10 minuter; sessioner upphör efter 12 timmars inaktivitet eller senast efter 30 dagar | Sessioner tas bort när de används efter att ha gått ut, när köparen spärras och vid shop/redact. |
| Leverantörer och deras kontaktpersoner, svar och uppladdade filer via leverantörsportalen | Tills du tar bort leverantören eller butiken raderas. Uppladdade filer som aldrig skickas in: tills länken går ut | Du tar bort leverantören i appen; allt raderas vid shop/redact. Filer som aldrig skickas in raderas automatiskt. |
| Importerade originalfiler (inköpspriser, utbetalningsfiler, inköpsimporter) | 90 dagar | Raderas automatiskt av lagringen och en daglig rensning, och vid shop/redact. |
| Bilder till B2B-butiker (logotyp, toppbild), publika för alla som har länken | Så länge butiken använder Storeassist | Raderas vid shop/redact. |
| Bokföringsunderlag (PDF) och övriga butiksdata, till exempel inköp, lager och inventeringar med namnet på den som utförde åtgärden | Så länge butiken använder Storeassist | Raderas vid shop/redact. Exportera underlag du måste spara enligt bokföringslagen innan du avinstallerar. |
| E-post som skickas i butikens namn (B2B, proformor, inbjudningar) | Så länge butiken använder Storeassist | Raderas vid shop/redact. |
| E-post till användare om inloggning, lösenord och nya enheter | 30 dagar | Raderas av en daglig rensning. |
| Användarkonton: e-post, namn, lösenordshash, tvåstegsnyckel och roller | Tills kontot raderas | Användaren raderar kontot själv. Ett konto som bara hör till en butik raderas vid butikens shop/redact. |
| Inloggningar och enheter | Webb: 12 timmars inaktivitet, högst 30 dagar. Mobil: 30 dagar sedan senaste användning, högst 90 dagar | Raderas ett dygn efter att sessionen gått ut eller loggats ut, av den dagliga rensningen. |
| Engångskoder, parkopplingar av enheter och obesvarade inbjudningar | Koder gäller högst 10 minuter; inbjudningar tills de går ut | Raderas av den dagliga rensningen: koder och parkopplingar ett dygn efter att de gått ut, inbjudningar när de gått ut. |
| Bakgrundsjobb | 30 dagar efter att jobbet är klart | Raderas automatiskt. Köade jobb raderas vid avinstallation. |
| Skydd mot dubbla inskick | 24 timmar | Raderas automatiskt. |
| Granskningslogg över åtkomst till personuppgifter (vem, när, vilken post och vilka fält, aldrig själva uppgifterna) | 12 månader | Raderas löpande och vid shop/redact. |
| Säkerhetskopior av hela databasen | 14 dagar | Nattlig krypterad kopia på servern och en krypterad extern kopia. Det du raderar finns kvar i säkerhetskopiorna i högst 14 dagar. Lagrade filer, som bokföringsunderlag, ingår inte i säkerhetskopiorna. |
| Serverloggar | Roteras efter storlek, högst 3 månader | Applikationens loggar sparar inte besökares IP-adresser, kunduppgifter eller länknycklar. |
Supportärenden sparar vi i högst 24 månader efter att ärendet avslutats.
Vem vi delar uppgifter med
Vi säljer aldrig personuppgifter och använder dem inte för reklam. Våra underbiträden och tjänsterna du själv kopplar in, till exempel Fortnox, står på sidan Underbiträden.
Vi lämnar ut uppgifter till myndigheter bara när lagen kräver det.
Överföring utanför EU/EES
Databasen och dess säkerhetskopior finns på krypterade diskar hos UpCloud i Stockholm. Den externa kopian av säkerhetskopiorna lagras hos Cloudflare R2 i EU och krypteras innan den lämnar vår server. Uppladdade filer, bokföringsunderlag och bilder till B2B-butiker lagras också hos Cloudflare R2 i EU; de krypteras i vila av Cloudflare men inte med vår egen nyckel. Där ett underbiträde är ett bolag utanför EU/EES skyddas överföringen av EU:s standardavtalsklausuler eller EU–US Data Privacy Framework.
Så skyddar vi uppgifterna
- All trafik är krypterad med TLS, och lagrade data och säkerhetskopior är krypterade.
- Lösenord hashas med argon2id. Ägare och administratörer måste använda tvåstegsverifiering, och nya enheter bekräftas med kod.
- Personal med rollen personal ser inte kunders e-post, telefon eller adresser. Bara administratörer och ägare gör det, och varje sådan åtkomst loggas.
- Butiker är åtskilda i varje databasfråga, och ingen butik kan se en annans uppgifter.
- Servern nås bara via SSH-nyckel från en godkänd adress, bakom två brandväggar.
Den fullständiga listan över tekniska och organisatoriska åtgärder finns i bilaga 2 till personuppgiftsbiträdesavtalet.
Webbplatsen och kakor
storeassist.io använder inga kakor för statistik eller reklam och inga analysverktyg. Ditt val av ljust eller mörkt läge sparas bara i din webbläsare.
Webbappen på app.storeassist.io använder en nödvändig sessionskaka (__Host-sf_session) för inloggningen. B2B-butiker använder nödvändiga kakor för köparens inloggning (__Host-sf_b2b och __Host-sf_b2b_login).
Dina rättigheter
Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter, få dem rättade eller raderade, begränsa behandlingen, invända mot behandling som bygger på berättigat intresse och få ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format.
Är du kund till en butik som använder Storeassist är det butiken som ansvarar för dina uppgifter. Vänd dig till butiken. Om du kontaktar oss skickar vi vidare din begäran till butiken. Mejla [kontakt@storeassist.io] för frågor om ditt användarkonto. Vi svarar inom en månad.
Klagomål
Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter felaktigt har du rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, 104 20 Stockholm, imy.se. Hör gärna av dig till oss först så försöker vi lösa det.
Ändringar
Vid väsentliga ändringar meddelar vi butikens ägare via e-post minst 30 dagar innan de gäller. Datumet överst visar vilken version du läser.